Description

Thank ​you ​for ​your ​interest ​in ​being ​a ​part ​of ​our ​Vendor ​Mart ​at ​Bear ​Crossing ​5! ​We ​have ​included ​some ​helpful ​information ​below ​to ​get ​you ​started.

About ​the ​Market
 ​
This ​year ​we ​will ​be ​offering ​3 ​different ​options:
 ​
Community ​Table ​/ ​Vending ​Booth ​$75- ​With ​this ​option ​you ​will ​receive ​a ​8 ​x ​10 ​booth ​for ​the ​three ​days ​that ​the ​vendor ​market ​is ​open. ​You ​will ​have ​access ​to ​power ​and ​Wi-Fi ​for ​no ​additional ​fee. ​Passes ​to ​other ​events ​are ​not ​included.
 ​
Standard ​Vending ​$150- ​With ​our ​standard ​vending ​option ​you ​will ​receive ​a ​8 ​x ​10 ​booth ​for ​the ​three ​days ​that ​the ​vendor ​market ​is ​open. ​ ​This ​option ​will ​receive ​two ​Bear ​Crossing ​KC ​Passes, ​one ​for ​you ​and ​one ​for ​a ​guest. ​ ​You ​will ​have ​access ​to ​power ​and ​Wi-Fi ​for ​no ​additional ​fee.
 ​
Deluxe ​Vending ​$200- ​With ​our ​Deluxe ​option ​you ​will ​receive ​double ​the ​space ​of ​our ​standard ​option ​for ​the ​three ​days ​that ​our ​Vendor ​Market ​is ​open. ​Deluxe ​will ​receive ​two ​Bear ​Crossing ​KC ​Passes, ​one ​for ​you ​and ​one ​for ​guest. ​You ​will ​have ​access ​to ​power ​and ​Wi-Fi ​for ​no ​additional ​fee. ​
 ​
We ​will ​have ​staff ​on ​hand ​to ​offer ​some ​assistance ​while ​the ​vendor ​market ​is ​open. ​Vendors ​will ​be ​given ​information ​before ​the ​event ​with ​on-site ​contact ​information.
 ​
The ​Bear ​Crossing ​Vendor ​Market ​will ​be ​open ​to ​the ​public ​and ​will ​not ​require ​a ​Bear ​Crossing ​pass ​in ​order ​to ​access.

The ​Hours ​of ​the ​market ​are ​Thursday ​12 ​p.m. ​to ​5 ​p.m., ​Friday, ​11 ​a.m. ​to ​6 ​p.m., ​and ​Saturday ​11 ​a.m. ​to ​6 ​p.m. ​and ​are ​subject ​to ​change.

This ​year ​we ​are ​exploring ​opportunities ​to ​open ​the ​vendor ​market ​during ​our ​evening ​events. ​This ​is ​completely ​optional ​if ​we ​have ​enough ​interest. ​

Terms:
-All ​attendees, ​vendors, ​staff ​and ​volunteers ​are ​subject ​to ​our ​Code ​of ​Conduct ​here:
http://bearcrossingkc.org/policies/
-If ​there ​are ​any ​issues ​with ​a ​guest, ​please ​notify ​the ​registration ​table ​and ​they ​will ​contact ​an ​admin. ​There ​is ​zero ​tolerance ​for ​disorderly ​conduct ​and ​shoplifting ​at ​Bear ​Crossing.
-The ​vendor ​market ​is ​open ​to ​the ​public, ​use ​good ​judgement ​when ​displaying ​products, ​
 ​playing ​videos, ​etc. ​ ​
-Vendors ​are ​solely ​responsible ​for ​their ​product, ​money ​and ​space ​(including ​additional ​
 ​cords ​and ​power ​strips). ​Internet ​access ​will ​be ​provided ​in ​the ​vendor ​market ​area. ​Phone ​
 ​lines ​are ​not ​available.
-Vendors ​agree ​to ​have ​at ​least ​one ​person ​monitoring ​their ​booth ​at ​all ​times ​while ​the ​
 ​market ​is ​open ​to ​the ​public.
-Vendors ​agree ​that ​all ​persons ​working ​with ​the ​vendor ​are ​at ​least ​21 ​years ​of ​age.
 ​If ​your ​booth ​includes ​models, ​please ​remember ​they ​will ​have ​to ​comply ​with ​state ​law. ​
 ​Models ​can ​go ​shirtless ​or ​in ​underwear. ​However, ​they ​must ​keep ​it ​street ​legal. ​Please ​
 ​remember ​to ​keep ​genitals ​and ​butt ​covered ​at ​all ​times. ​A ​jock ​strap ​must ​cover ​the ​butt ​
 ​crack ​with ​at ​least ​a ​one ​inch ​(size ​proportionate) ​piece ​of ​material.
-You ​are ​responsible ​for ​keeping ​your ​booth ​and ​area ​clean ​at ​all ​times. ​All ​trash ​must ​be ​
 ​properly ​disposed ​of. ​You ​area ​must ​be ​clean ​following ​the ​event ​or ​you ​may ​be ​subject ​to ​a ​
 ​cleaning ​fee.
-All ​food ​vendors ​have ​been ​approved ​based ​on ​the ​application ​submitted. ​All ​items ​for ​sale ​
 ​will ​be ​reviewed ​throughout ​the ​event. ​ ​Food ​Vendors ​must ​follow ​proper ​KC ​Health ​
 ​Department ​regulations.
-All ​sales ​are ​from ​your ​assigned ​booth. ​No ​roaming ​sales.
 ​Other ​than ​service-dogs, ​Pets ​/ ​animals ​of ​any ​type ​are ​not ​permitted.
-No ​changes ​will ​be ​made ​after ​the ​booth ​spaces ​are ​assigned.
-No ​bullhorns ​or ​megaphones, ​flashing ​lights ​or ​strobes. ​If ​you ​have ​sound ​at ​your ​booth ​please ​be ​polite ​to ​your ​other ​vendors ​and ​keep ​it ​at ​a ​respectful ​volume
-You ​are ​responsible ​for ​set ​up ​and ​tear ​down ​of ​your ​products.
-The ​Kansas ​City ​Bear ​Mafia ​reserves ​the ​right ​to ​limit ​products ​displayed ​in ​the ​vendor ​area.
 ​
Access ​to ​the ​Market

-Set ​up ​can ​be ​done ​Wednesday ​8/8 ​evening ​at ​the ​hotel ​from ​6pm-11pm ​or ​Thursday ​8/9 ​morning ​starting ​at ​9am.
-Vendors ​will ​have ​access ​30 ​minutes ​before ​and ​after ​vendor ​market ​hours.
-Vendor ​market ​will ​not ​be ​accessible ​outside ​of ​the ​pre-opening ​and ​post-closing ​times. ​
 ​Unless ​night ​hours ​are ​selected ​during ​registration. ​
-The ​Vendor ​Market ​will ​be ​locked ​and ​secured ​by ​hotel ​security
-Vendors ​should ​never ​leave ​money, ​credit ​card ​information, ​technology ​devices ​and/or ​
 ​irreplaceable ​items ​in ​the ​vendor ​area ​unattended.
-Tear ​down ​may ​take ​place ​after ​the ​vendor ​market ​closes ​on ​Saturday ​evening ​or ​from ​8am-11am ​on ​Sunday
-Be ​prepared ​to ​bring ​help, ​rolling ​carts ​/ ​hand ​trucks ​to ​load ​in ​to ​your ​booth ​space.
-Staff ​will ​be ​available ​to ​help ​move ​tables, ​run ​extension ​cords ​but ​cannot ​be ​responsible ​for ​
 ​the ​set ​up ​or ​transportation ​of ​your ​merchandise.

Additional ​Information

Please ​provide ​a ​digital ​Logo ​of ​your ​business ​so ​we ​may ​include ​this ​in ​printed ​and ​digital ​marketing ​materials.
We ​want ​to ​promote ​your ​business ​being ​a ​part ​of ​Bear ​Crossing ​and ​to ​build ​a ​lasting ​partnership ​in ​the ​years ​to ​come. ​We ​will ​promote ​your ​business ​across ​our ​social ​media ​leading ​up ​to ​and ​during ​the ​event ​via ​Facebook, ​Instagram, ​Twitter, ​Tumblr, ​SMS, ​email ​and ​our ​websites. ​We ​would ​also ​like ​to ​feature ​your ​business ​during ​the ​event ​using ​our ​digital ​run ​book ​that ​will ​displayed ​across ​TVs ​inside ​the ​hotel.

We ​would ​also ​love ​feature ​samples ​of ​your ​products ​in ​our ​run ​bags ​and ​any ​items ​you ​would ​like ​to ​contribute ​to ​our ​weekend ​long ​raffle.

Send ​logo ​or ​inquires ​for ​additional ​marketing ​to: ​vendors@bearcrossingkc.org
 ​
We ​look ​forward ​to ​seeing ​you ​at ​this ​year’s ​Bear ​Crossing. ​ ​If ​you ​have ​any ​questions ​or ​require ​additional ​information, ​please ​do ​not ​hesitate ​to ​contact ​us ​at ​vendors@bearcrossingkc.org

By ​purchasing ​your ​vendor ​registration ​you ​agree ​to ​the ​following:

HOLD ​HARMLESS ​AND ​RELEASE: ​In ​consideration ​of ​participation ​in ​any ​event ​for ​KC ​Bear ​Mafia, ​I ​hereby ​release ​and ​forever ​discharge ​the ​KC ​Bear ​Mafia, ​its ​officers, ​agents, ​employees ​and ​representatives, ​and ​their ​respective ​heirs, ​successors ​and ​assigns, ​from ​any ​and ​all ​actions, ​causes ​of ​action, ​suits,proceedings, ​debt, ​dues ​contracts, ​judgments, ​damages, ​claims, ​and ​or ​demands ​whatsoever ​in ​law ​or ​equity ​that ​the ​undersigned, ​its ​successors ​or ​assigns, ​ever ​had, ​now ​have, ​or ​may ​have ​in ​the ​future ​in ​connection ​with ​the ​undersigned’s ​participation ​in ​any ​event ​sponsored ​by ​KC ​Bear ​Mafia. ​I ​authorize ​KC ​Bear ​Mafia ​to ​use ​my ​name, ​statements ​and ​likeness, ​without ​charge, ​for ​promotional ​purposes ​digital ​publications, ​advertising, ​video, ​web, ​new ​media, ​or ​other ​formats.

Start Your Registration